Operasyonel İyileştirme Uygulaması: Beklemeyi ve Tekrar İşi Azaltmak
Güncelleme tarihi: 3 gün önce
Operasyonel mükemmellik, bir kurumun artık hatasız çalıştığını ilan etmesi değildir. İşlerin nasıl yürüdüğünü düzenli incelemek, gereksiz yükü azaltmak ve yapılan değişikliğin sonucunu kontrol etmek için kullanılan bir yönetim yaklaşımı olarak ele alınmalı.
Eğitimde bu yaklaşımı büyük kavramlardan küçük bir işe taşıyabiliriz. Bu çalışmada bir masraf onayının neden geciktiğini anlamaya ve tek bir iyileştirmeyi sınamaya odaklanacağız.
Ölçülebilir bir problem yazın
“Süreç yavaş” ifadesiyle başlayabilirsiniz; ancak burada kalmayın. Hangi iş, kim için, hangi aşamada gecikiyor? Başlangıç ve bitişi belirleyin. İşin üzerinde çalışılan süreyle sırada beklediği süreyi ayırın.
Kurgusal örnekte belgenin incelenmesi kısa sürüyor, fakat onay bekleme zamanı uzuyor olsun. Daha hızlı form doldurma eğitimi vermek bu problemi çözmeyebilir. İlk görev, gecikmenin nerede oluştuğunu kayıtlardan anlamaktır.
Kök nedeni varsayım olarak ele alın
Eksik belge, belirsiz onay yetkisi ve izinli kişinin yerine atama yapılmaması üç farklı neden olabilir. Birkaç örneğe bakarak bütün gecikmeleri tek nedene bağlamayın. Farklı kayıtları inceleyip hipotezlerinizi sınayın.
Katılımcılardan her neden için kanıt isteyin: Hangi kayıt bu yorumu destekliyor? Karşı örnek var mı? Bu yaklaşım kişileri suçlamak yerine işin koşullarını değerlendirmeye yardım eder.
Küçük bir değişikliği pilotlayın
Örneğin zorunlu belge listesini başvuru sırasında anlaşılır hale getirmeyi seçin. Hangi ekipte ve ne kadar süre deneneceğini belirtin. Aynı anda çok fazla kural değiştirirseniz hangi değişikliğin etkili olduğunu anlamak güçleşir.
Önce ve sonra karşılaştırmasında iş hacmi ve kayıt türünü dikkate alın. Süre kısalırken hata veya iade sayısı artıyorsa sonuç tek başına olumlu kabul edilmemeli.
Atölye çıktısı: Bir sayfalık plan
Bir gösterge paneli hazırlamak yararlı olabilir; fakat önce göstergenin tanımı ve alınacak karar belli olmalı. Aynı ölçümü düzenli tekrarlamak, çok sayıda ölçümü bir kez üretmekten daha kullanışlı bir başlangıçtır.
Problem, kapsam ve müşteri üzerindeki etkisi.
Başlangıç ölçümü ve veri kaynağı.
Sınanacak neden ve önerilen değişiklik.
Pilot sorumlusu, süre ve başarı ölçütü.
Sonuçlara göre devam, düzeltme veya geri alma kararı.
Hızın maliyetini de kontrol edin
Onay adımını kaldırmak süreyi kısaltabilir. Ancak hatalı ödemeler veya sonradan düzeltme işleri artıyorsa yalnızca hız kazanımını raporlamak eksik kalır. Pilot ölçümüne en az bir kalite kontrolü ekleyin.
Katılımcılardan bir değişikliğin beklenen yararını ve olası yan etkisini aynı plan üzerinde yazmalarını isteyin. Amaç, en kısa akışı değil, amaca uygun ve güvenilir çalışan akışı kurmaktır.
İlgili eğitimler
Bu konuyu kendi rolünüz ve uygulama ihtiyacınız doğrultusunda çalışmak için aşağıdaki eğitimlerin içeriklerini inceleyebilirsiniz.
Okumaya devam edin
Yazının çıkış noktası
Bu Academy sürümü, Gürkan Platin’in aynı konudaki yazısından hareketle eğitim ve uygulama odağıyla yeniden hazırlanmıştır. Kavramsal anlatımın özgün sürümünü kişisel blogunda okuyabilirsiniz.
Yorumlar