CRM İş Akışı Tasarımı: Teklif Takibini Kurallara Bağlamak
Güncelleme tarihi: 3 gün önce
Teklif gönderildi, müşteri henüz yanıt vermedi. Sıradaki işi kim yapacak? Bu sorunun yanıtı yalnızca satış yöneticisinin hafızasındaysa, ekip büyüdükçe takip zorlaşır.
İş akışı tasarımının eğitimdeki amacı, herkesin yaptığı işi otomatikleştirmekten önce ortak kuralları netleştirmektir. Bu yazıda kurgusal bir teklif takibini tetikleyici, koşul, eylem ve istisna parçalarına ayıracağız.
İlk olarak mevcut yolu çizin
Bir teklifin hazırlanması, onaylanması, gönderilmesi ve izlenmesini adım adım yazın. Her adım için girdi, sorumlu ve tamamlanma koşulunu belirtin. Aynı işin iki kişi tarafından yapıldığı veya kimsenin sahiplenmediği noktaları işaretleyin.
“Müşteri aranır” gibi belirsiz bir adım yerine hangi durumda, kim tarafından ve hangi amaçla iletişim kurulacağını yazın. İşin neden yapıldığı anlaşılmadan kurulacak otomasyon, gereksiz görevleri daha hızlı çoğaltabilir.
Kurgusal kuralı kurun
Bir teklif gönderildiğinde takip görevi oluşturulduğunu varsayalım. Takip süresini kurumunuz belirlesin. Ancak müşteri bu sürede yanıt verdiyse eski görevin gereksiz yere devam etmemesi gerekir. Teklif geri çekildiğinde veya sorumlu değiştiğinde ne olacağını da tasarlayın.
Burada bir ürün ekranının hazır işlevini vaat etmiyoruz. Amaç, kullanacağınız sistemde uygulanabilirliği ayrıca doğrulanacak bir iş kuralı tanımlamak. Veri alanları, yetkiler ve mevcut entegrasyonlar teknik uygulama sırasında kontrol edilir.
Sadece normal yolu test etmeyin
Bu sorular tasarımın ayrıntısı değil, günlük kullanımın bir parçasıdır. Katılımcılara farklı kayıtlar verip aynı kuralı bu durumlarla sınamalarını isteyin.
Teklif iki kez gönderildiğinde mükerrer görev oluşuyor mu?
Müşteri yanıtı gelince sonraki adım değişiyor mu?
Sorumlu izinliyse iş kime devrediliyor?
Eksik müşteri bilgisiyle kural çalışırsa ne oluyor?
Kural durdurulduğunda açık işler nasıl yönetiliyor?
İyileştirmeyi nasıl izleyeceğiz?
İlk ölçümde geciken takipleri ve mükerrer işleri sayın. Pilot sonrasında aynı tanımlarla tekrar bakın. Yalnızca oluşturulan görev sayısının artması, sürecin iyileştiği anlamına gelmez.
Çalışmanın sonunda bir kural tanımı, istisna listesi ve test senaryoları elinizde olsun. Böylece teknik uyarlamaya geçerken neyin doğru çalıştığını birlikte değerlendirebilirsiniz.
Kuralın sahibini unutmayın
Takip süresi veya satış aşamaları değiştiğinde eski kuralı kim güncelleyecek? Bir otomasyonun çalışıyor olması, hâlâ doğru işi yaptığı anlamına gelmez. Kuralın iş sahibi ve gözden geçirme koşulu belli olmalı.
Tasarım belgesine son değişiklik tarihi ve değişikliğin gerekçesini ekleyin. Pilot sonuçlarıyla birlikte bu küçük kayıt, sonraki düzenlemede aynı tartışmaları yeniden yapmanızı azaltır.
İlgili eğitimler
Bu konuyu kendi rolünüz ve uygulama ihtiyacınız doğrultusunda çalışmak için aşağıdaki eğitimlerin içeriklerini inceleyebilirsiniz.
Okumaya devam edin
Yazının çıkış noktası
Bu Academy sürümü, Gürkan Platin’in aynı konudaki yazısından hareketle eğitim ve uygulama odağıyla yeniden hazırlanmıştır. Kavramsal anlatımın özgün sürümünü kişisel blogunda okuyabilirsiniz.
Yorumlar